小规模纳税人记账，哪些发票不能少？

作为一名在财税行业摸爬滚打了近20年的老会计，我见过太多小规模纳税人在记账时因为发票管理不当“栽跟头”的案例。有的老板觉得“反正小规模纳税人税负低，发票无所谓”，结果年底被税务局稽查补税罚款；有的会计新手“抓瞎”不知道哪些该要、哪些不该要，要么漏掉关键发票导致成本利润失真，要么因为发票不规范反复跑税务局折腾。说实话，小规模纳税人虽然不像一般纳税人那样复杂的进项抵扣，但发票依然是记账的“命脉”——没有合规发票，账就成了“无源之水”，不仅税务申报风险高，企业自身的经营决策也会“失明”。今天我就以12年加喜财税咨询服务的经验，掰开揉碎了讲讲：小规模纳税人记账，到底哪些发票不能少？

收入发票是根基

收入发票，说白了就是企业“卖东西、提供服务”时开出去的发票，是小规模纳税人记账的“压舱石”。很多老板觉得“客户不要票我就不开，省事还少缴税”，这种想法大错特错！小规模纳税人不管开不开票，只要发生了应税行为，收入都要计入应税销售额申报纳税。而收入发票是证明业务真实性的直接证据，没有发票，税务局怎么证明你真的卖了东西？万一客户后期扯皮“我没买过你这东西”，没有发票连官司都打不赢。

小规模纳税人的收入发票主要是增值税普通发票，偶尔也会遇到不要票的客户。这时候会计得注意：未开票收入同样需要申报。我之前遇到一个做批发的老板，客户都是小商户，大部分不要票，他就把这部分收入直接“体外循环”不记账，结果第二年税务局通过银行流水和供应商进货数据比对，发现他的销售额远超申报数，不仅补了3万块税款，还罚了1.5万滞纳金。所以哪怕客户不要票，会计也得做“未开票收入”台账，把金额、时间、客户信息记清楚，申报时如实填列。

还有一种特殊情况是“视同销售”行为，比如把自产产品发给员工做福利，或者把货物无偿赠送给其他单位，这些视同销售也需要开具发票。我见过一个食品厂老板，把过期的面包送给养猪户，觉得“反正没卖，不用开发票”，结果税务局查账时认为他隐瞒收入，不仅要补税，还因为“未按规定开具发票”被处罚。其实视同销售的发票按成本价开就行，虽然不产生实际收入，但合规性不能少。

另外，收入发票的“三性”必须保证——真实性、完整性、合规性。比如开票时品名要和实际业务一致，不能把“咨询服务费”写成“办公用品”；金额要准确，不能为了少缴税故意拆分发票。我有个客户是做装修的，客户要求把10万工程款开成“材料费”，他觉得“反正都是钱，税务局不会查”，结果后来因为材料费和实际装修工程不符，被税务局认定为“虚开发票”，不仅罚款，老板还被列入了税务黑名单。这种“聪明”千万耍不得！

成本费用要真实

成本费用发票，是企业“买东西、花费用”时收到的发票，直接影响利润核算和税负。小规模纳税人虽然不能抵扣进项税，但成本费用发票是降低应纳税所得额的关键——没有合规的成本发票，利润就会虚高，企业所得税（虽然小规模纳税人通常按季申报增值税，但企业所得税是查账征收的话）就得按更高的利润交税，等于“白交钱”。

最典型的成本发票就是“采购发票”。比如餐饮店买菜、服装店进货、维修店买零件，这些采购行为必须取得发票。我之前帮一个早餐店老板记账，他为了省钱，跟菜农买菜不要发票，结果月底盘点成本时，发现“食材成本”只占营业收入的30%，远低于行业平均的50%，税务局直接质疑他“隐瞒收入”。后来我建议他哪怕多花点钱，也要去菜市场统一开票，或者让菜农去税务局代开农产品发票，这样成本才能“站住脚”。其实算下来，多花的点税钱，比补税罚款划算多了。

除了采购发票，日常费用发票也不能少。比如办公室租金、水电费、物业费、员工工资（工资表虽然不是发票，但作为人工成本的依据，和社保、个税申报表配套使用）、差旅费（机票、火车票、住宿费发票）等等。我见过一个电商老板，为了“省成本”，办公室租金只收收据不开发票，结果年底汇算清缴时，因为没有租金发票，税务局直接把这部分费用“调增”，让他多交了2万块企业所得税。其实房东不愿意开发票，可以协商由他去税务局代开，税费分摊一下，总比自己吃亏强。

还有一个容易忽略的是“运输费发票”。很多小规模纳税人进货或发货时会找货运公司，或者用滴滴、货拉拉等平台，这些产生的运输费必须取得发票。我有个客户是做建材批发的，进货时经常用货车运输，司机为了“避税”不给发票，他就自己填个“运输费”报销单记账。结果税务局查账时，发现运输费金额和进货量严重不匹配，怀疑他虚增成本，最后要求补充提供运输发票，否则不予扣除。后来我们通过货拉拉平台补开了电子发票，才解决了问题。现在很多平台都能直接开电子发票，其实很方便，千万别图省事不要。

最后提醒一句：成本费用发票的“抬头”必须是公司全称，税号要准确，品目要和实际业务一致。比如“业务招待费”不能开成“办公用品”，差旅费发票要有详细的行程（比如机票单、酒店入住记录）。我之前帮一个客户整理费用发票，发现他拿“家庭聚餐”的发票报销业务招待费，税务局查账时直接认定为“虚列费用”，不仅补税，还罚款了。所以会计一定要把好“发票审核关”，别让老板“占小便宜吃大亏”。

进项发票有讲究

可能有人会问：“小规模纳税人不能抵扣进项税，那进项发票是不是就不用管了？”大错特错！虽然小规模纳税人一般不能抵扣增值税进项税额，但有几种特殊情况，进项发票不仅能抵扣，还能影响税务处理。而且，进项发票的合规性，直接关系到企业整体税务风险。

最常见的是“农产品收购发票”和“农产品销售发票”。小规模纳税人如果从事农产品加工、销售，比如收购粮食、蔬菜、水果等，可以向农业生产者开具农产品收购发票，或者取得农产品销售发票，这些发票可以计算抵扣进项税额。我之前遇到一个做干货批发的小规模纳税人，他从农户手里收购核桃，因为不要发票，导致成本无法抵扣，利润虚高。后来我们帮他办理了农产品收购资格，让他给农户开收购发票，按9%的扣除率计算进项税，虽然不能直接抵扣增值税，但在计算企业所得税时，这部分“进项税额”可以作为成本扣除，相当于降低了应纳税所得额。算下来一年能省不少税。

还有一种情况是“固定资产、无形资产、不动产的进项发票”。虽然小规模纳税人一般不能抵扣，但如果符合特定条件（比如小规模纳税人转为一般纳税人后，或者发生应税行为需要），这些进项发票可以按规定抵扣。我见过一个修理厂老板，买了一台价值20万的维修设备，当时作为小规模纳税人没抵扣，后来转为一般纳税人后，我们帮他申请了留抵退税，相当于提前收回了设备成本。所以如果企业有购置固定资产的计划，最好提前咨询税务顾问，看看是否符合抵扣条件。

另外，小规模纳税人如果取得了增值税专用发票，虽然不能抵扣，但可以作为成本费用的入账依据。比如一般纳税人给小规模纳税人开了专票，小规模纳税人收到后，可以把发票上的“税额”计入成本，这样比只开普票更规范。我之前帮一个客户（小规模纳税人）向一般纳税人采购了一批货物，对方开了专票，客户觉得“反正不能抵扣，麻烦”，想退掉换成普票。我劝他留着，因为专票的“金额”和“税额”分开列示，成本核算更清晰，而且万一以后转为一般纳税人，这些专票还可以抵扣。后来他果然转为了一般纳税人，这些专票帮他抵扣了几万块进项税。

最后要注意：小规模纳税人取得的进项发票，如果不符合规定（比如品名不符、没有合规的抵扣凭证），即使不能抵扣，也不能入账。我见过一个客户，买了一批办公用品，对方开了“餐饮服务”的专票，他想“反正不能抵扣，凑合用”，结果税务局查账时发现“办公用品”和“餐饮服务”严重不符，认定为“虚开发票”，不仅费用不能税前扣除，还罚款了。所以会计一定要记住：不能抵扣的进项发票，也得合规，不然就是“定时炸弹”。

费用合规是红线

费用发票是小规模纳税人日常记账中最常见的部分，但也是最容易出问题的环节。很多会计觉得“只要拿到发票就行，不管合不合规”，结果因为费用不合规，导致纳税调增、罚款甚至被稽查。其实费用发票的“合规性”，不仅关系到税务处理，更反映了企业的财务管理水平。

最常见的问题是“费用与经营无关”。比如老板把家庭旅游费、个人购物费拿到公司报销，作为“业务招待费”或“差旅费”入账。我之前遇到一个老板，把他全家去三亚旅游的机票、酒店发票都拿到公司，让会计写成“业务洽谈费”，结果税务局查账时发现，旅游时间和公司客户洽谈时间对不上，直接认定为“虚列费用”，补税加罚款一共5万多。其实会计完全有理由拒绝这种报销——费用必须与经营相关，这是税法的基本原则。如果老板坚持，你可以把税法和案例摆出来，告诉他“这不是省心，是惹祸”。

另一个问题是“费用凭证不完整”。比如差旅费只有机票发票，没有酒店发票和出差事由说明；业务招待费只有餐饮发票，没有招待对象、目的的记录。我见过一个客户，会计把老板和朋友聚餐的发票都报销了，没有“招待客户”的任何证据，税务局查账时直接认定为“个人消费”，不允许税前扣除。后来我们帮他补了“招待客户”的说明、签到表等资料，才勉强过关。其实费用报销时，会计一定要要求业务部门提供完整的凭证：差旅费要有行程单、住宿发票、出差申请单；业务招待费要有发票、招待清单（客户姓名、单位、事由），这样才经得起检查。

还有“虚开发票”的风险。有些小规模纳税人为了“冲成本”，找别人代开发票，或者让供应商开“大头小尾”发票。我之前帮一个客户做汇算清缴，发现他的“办公费”突然增加了10万，发票是某办公用品公司开的，但经查，这家公司根本没有经营办公用品的业务，纯属“虚开发票”。结果客户不仅不能扣除这笔费用，还被税务局罚款。其实现在税务局有“金税四期”系统，发票流向、开票方经营状况都能查得一清二楚，虚开发票就是“自投罗网”。会计一定要守住底线：宁可费用高一点，也不要用不合规的发票“凑数”。

最后提醒一句：小规模纳税人的“费用扣除”要符合比例限制。比如业务招待费按发生额的60%扣除，但最高不超过当年销售（营业）收入的5‰；广告费和业务宣传费不超过当年销售（营业）收入的15%。我见过一个餐饮老板，为了多扣除费用，把“业务招待费”全部写成“广告费”，结果税务局查账时发现，他根本没有投放广告，直接认定为“虚列费用”。其实会计在记账时，要提前规划费用类型，比如餐饮费尽量开成“业务招待费”（控制在比例内），超过部分可以考虑“职工福利费”（不超过工资薪金总额的14%），这样既能合规扣除，又能降低税负。

特殊业务不遗漏

除了常规的收入、成本、费用发票，小规模纳税人还有一些“特殊业务”的发票容易被忽略，但这些发票直接影响税务申报的准确性，一旦遗漏，可能引发税务风险。比如“预收账款”的发票、“免税项目”的发票、“代收代付”的发票等等，这些“特殊发票”该怎么处理？今天我就结合案例给大家讲清楚。

最常见的是“预收账款”的发票。小规模纳税人经常遇到客户提前付款的情况，比如装修公司收装修定金、培训机构收课程费。这时候客户会要求开“预收款发票”，会计要注意：预收款发票属于“未发生纳税义务”的发票，税率栏应填写“不征税”。我之前遇到一个装修公司老板，客户提前付了5万定金，他直接开了3%的增值税发票，结果税务局查账时认为他“提前确认收入”，要求补税。后来我们帮他把发票作废，重新开了“不征税”的预收款发票，才解决了问题。其实预收款发票虽然不征税，但也要及时入账，等实际提供装修服务后，再转为“应税收入”开票。

另一个是“免税项目”的发票。小规模纳税人有很多免税政策，比如月销售额不超过10万（季度不超过30万）免征增值税，或者销售不动产、不动产租赁服务符合条件的免税。免税项目开票时，税率栏应填写“免税”，不能开“0%”税率（0%税率是出口退税或特定应税项目）。我见过一个农产品批发商，月销售额8万（免税），他开了3%的发票，结果客户（一般纳税人）不能抵扣，闹到税务局才发现开错了。其实免税项目虽然不缴税，但也要按规定开票，不然会影响下游客户的抵扣。另外，免税项目的收入要单独核算，不能和应税收入混在一起，否则税务局可能取消免税资格。

还有“代收代付”的发票。小规模纳税人有时会帮客户代收款项，比如物业公司代收水电费、电商平台代收货款。这时候代收的款项不能作为企业收入开票，应该开“代收款项”的收据，或者让收款方直接给客户开票。我之前遇到一个物业公司老板，他把代收的10万水电费直接开成“物业费”发票，结果税务局认为他“多计收入”，要求补税。后来我们帮他调整账务，把代收水电费从收入中剔除，让水电公司给业主开票，才避免了风险。其实代收代付款项本质是“负债”，不是收入，会计一定要分清楚，不然“赔了夫人又折兵”。

最后是“视同销售”的发票。前面提到过，视同销售行为（如自产产品发给员工、无偿赠送）需要开具发票，但很多会计容易忽略。我见过一个食品厂老板，把自产的饼干发给员工做福利，觉得“是自己生产的，不用开票”，结果税务局查账时认为他“未按规定视同销售”，补了增值税。后来我们帮他按成本价开了“视同销售”的发票，虽然没产生实际收入，但合规性解决了。其实视同销售的发票按“成本价+税额”开就行，比如饼干成本1000元，成本利润率10%，发票金额就是1100元，税率3%，税额33元，价税合计1133元。这样既符合税法规定，又避免了风险。

管理规范避风险

发票管理不是“拿到票就记账”那么简单，规范的管理流程才能从根本上降低税务风险。很多小规模纳税人因为发票管理混乱，导致发票丢失、重复入账、甚至被“虚开”，最后补税罚款。其实发票管理就像“管钱”，得有制度、有流程、有专人负责，不能“拍脑袋”办事。今天我就结合12年加喜财税的服务经验，给大家分享几个“避坑”的发票管理技巧。

首先，要建立“发票台账”。不管是开出去的收入发票，还是收进来的成本费用发票，都要及时登记台账，记录发票代码、号码、金额、业务内容、对方信息等。我之前帮一个客户做账，发现他收到的发票随手放在抽屉里，月底整理时发现少了3张运输费发票，怎么找都找不到，最后只能自己补税。后来我们帮他建立了“发票台账”，每收到一张发票就登记，月底核对“发票台账”和“记账凭证”，再也没丢过票。其实台账是发票的“户口本”,有了台账，发票的来龙去脉清清楚楚，税务局查账时也能快速提供资料。

其次，要定期“发票查验”。现在很多发票都是电子发票，但有些会计收到发票后直接入账，不查验真伪。其实发票可能存在“假发票”、“作废发票”、“失控发票”等风险，必须通过“全国增值税发票查验平台”查验。我之前遇到一个客户，收到一张“失控发票”，以为是供应商开的，直接入账了，结果税务局查账时发现这张发票是虚开的，不仅费用不能扣除，还罚款。后来我们帮他建立了“发票查验制度”，每收到发票都先查验，没问题再入账，避免了风险。其实查验发票很简单，扫一下发票上的二维码就行，花1分钟，省几万块，这笔账怎么算都划算。

还有，要规范“发票保管”。发票作为重要的会计凭证，要按照会计档案管理规定保管，期限至少5年（增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书等要保管10年）。我见过一个客户，把纸质发票随便放在文件袋里，结果受潮损坏了，税务局查账时无法提供，只能补税。后来我们帮他买了“发票专用档案盒”，按月份分类存放，电子发票备份在云端，既安全又方便。另外，如果发票丢失了，要立即向税务局报告，登报声明作废，并取得税务局的《发票丢失证明》，不然可能无法税前扣除。

最后，要加强“人员培训”。很多小规模纳税人的发票管理问题，其实是会计“不会做”或“不愿做”导致的。比如新会计不知道“未开票收入”要申报，老会计图省事不查验发票。我之前帮一个客户做培训，把小规模纳税人常见的发票风险点（如未开票收入、视同销售、费用合规）都讲了一遍，后来他们的发票管理规范了很多，再也没被税务局查过。其实培训不是“花钱”，是“省钱”,花点时间给会计培训，能避免很多大麻烦。另外，老板也要重视发票管理，不能只看“省了多少钱”，要看“有没有风险”，毕竟“安全比利润更重要”。

税务申报关联强

发票不是“孤立的”，税务申报时，发票数据必须和申报表一致。很多小规模纳税人记账时发票没问题，但申报时填错了，导致“申报不实”，引发税务风险。比如收入发票金额和申报销售额不一致，成本费用发票金额和申报扣除金额不匹配，这些“小细节”可能让企业“栽大跟头”。今天我就结合案例，给大家讲讲发票和税务申报的那些“关联点”。

最关键的是“收入申报”和“收入发票”的匹配。小规模纳税人申报增值税时，销售额包括“应税销售额”、“免税销售额”、“出口免税销售额”，其中“应税销售额”要和开出去的收入发票金额一致（包括未开票收入）。我之前遇到一个电商客户，他在某平台卖商品，平台扣除了5%的手续费，他把“手续费”从销售额中扣除了，导致申报销售额和发票金额不符。税务局查账时认为他“少申报销售额”，补了增值税。后来我们帮他调整了申报表，把“手续费”作为“销售费用”处理，销售额恢复正确，才解决了问题。其实申报表的销售额是“全部价款和价外费用”,不能随便扣除手续费、运费等，这些费用要单独计入“销售费用”。

另一个是“成本费用扣除”和“发票金额”的匹配。小规模纳税人企业所得税（查账征收）申报时，成本费用必须取得合规发票才能扣除。我见过一个客户，他买了一台电脑，取得了发票，但因为“嫌麻烦”没及时入账，等到第二年才申报扣除，结果税务局认为“扣除时间不符合规定”，不允许扣除。后来我们帮他调整了申报表，把电脑费用在第一年扣除，才避免了多缴税。其实成本费用的扣除时间要“权责发生制”,属于当期的费用，不管发票有没有收到，都要在当期扣除；收到发票的时间，不影响扣除时间，但如果没有发票，就不能扣除。所以会计要及时催要发票，别让“发票迟到”影响“扣除”。

还有“附加税费”和“增值税申报”的关联。小规模纳税人申报增值税时，如果缴纳了增值税，还要缴纳城市维护建设税、教育费附加、地方教育附加（简称“附加税费”），这些附加税费的计税依据是“实际缴纳的增值税额”。我之前遇到一个客户，他季度销售额28万（免增值税），但申报时填成了30万，结果多交了增值税，附加税费也多交了。后来我们帮他申请了退税，才挽回了损失。其实附加税费是“增值税的附加”,增值税免了，附加税费也免了，申报时要特别注意销售额的“临界点”（月10万、季30万），别因为“多开票”而多缴税。

最后提醒一句：税务申报后，如果发现申报数据有误，要及时“更正申报”。我见过一个客户，他申报增值税时把“未开票收入”漏报了，次月才发现，但没及时更正，结果税务局查账时认为他“故意隐瞒”，罚款了。其实现在税务局的电子税务局可以“更正申报”，而且免于处罚，只要在规定时间内（申报期结束后1年内）就行。所以会计要定期核对“申报表”和“发票台账”，发现差异及时更正，别等“税务局找上门”才着急。

总结：发票管理是小规模纳税人的“生命线”

讲了这么多，其实核心就一句话：小规模纳税人的发票管理，既要“合规”，又要“精细”。收入发票是“根基”，不能漏报、瞒报；成本费用发票是“保障”，要真实、完整；进项发票有“讲究”，特殊情况下能抵扣或影响税务；费用合规是“红线”，不能虚列、与经营无关；特殊业务不“遗漏”，预收、免税、代收代付都要规范；管理规范是“前提”，台账、查验、保管一个都不能少；税务申报是“结果”，发票数据必须和申报表一致。这七个方面环环相扣，任何一个环节出问题，都可能引发税务风险，甚至影响企业的生存。

作为从业20年的老会计，我见过太多企业因为“发票小事”栽大跟头的案例：有的因为不要票漏报收入被罚，有的因为成本发票不合规多缴税，有的因为管理混乱丢失发票补税……其实这些风险，只要会计和老板重视发票管理，完全可以避免。记住：发票不是“费用”，是“资产”——合规的发票能帮企业“节税”，不合规的发票能帮企业“惹祸”。所以，小规模纳税人在记账时，一定要把“发票管理”放在首位，别让“小发票”成为“大麻烦”。

未来，随着金税四期的全面推行和大数据监管的加强，发票管理会越来越严格。小规模纳税人要想“安全经营”，必须提前适应“以票控税”的新形势：比如电子发票的普及，要求企业做好“电子发票的归档和管理”；大数据的比对，要求企业“发票数据”和“业务数据”、“资金数据”一致；跨部门的信息共享，要求企业“发票信息”和“社保、工商”信息一致。这些变化，对小规模纳税人的发票管理提出了更高的要求，但也倒逼企业提升财务管理水平。其实“危机”也是“机遇”，规范发票管理，不仅能降低税务风险，还能让企业的财务数据更真实，为经营决策提供支持。

加喜财税咨询企业见解总结

在加喜财税12年的服务经历中，我们发现小规模纳税人的发票管理问题，本质是“意识”和“方法”的双重缺失。很多老板觉得“规模小，税务局不会查”，会计觉得“能入账就行，不管合规”，结果“小问题”拖成“大麻烦”。其实小规模纳税人的发票管理，不需要像一般纳税人那么复杂，但必须抓住“核心”：收入不漏报、成本费用真实、特殊业务规范、管理有台账。我们加喜财税一直倡导“合规优先、风险前置”的服务理念，帮小规模纳税人建立“发票全生命周期管理”流程——从发票的取得、查验、入账到申报、归档，每一个环节都有标准、有记录、有责任。比如我们为餐饮客户设计的“食材采购发票管理方案”，通过“市场统一开票+农户代开”的方式，解决了“无票成本”问题；为电商客户设计的“收入发票台账”，自动匹配平台数据和开票数据，避免了“漏报收入”。我们相信，只有让小规模纳税人“懂发票、管发票、用发票”，才能真正实现“安全经营、合理节税”。